Domiciliation au LUXEMBOURG

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Domicilier une société consiste à fixer le siège social d’une personne morale à une adresse déterminée. Bien que cette démarche semble être a priori chose aisée, de nombreux écueils se doivent d’être évités, afin de garantir une domiciliation dans le respect du cadre légal en vigueur.

Ce cadre légal fut posé en 1999, afin d’offrir un socle juridique, une base légale, à l’activité de domiciliation, et d’identifier les professions susceptibles de se voir attribuer le rôle de domiciliaires. Ainsi, suite à l’entrée en vigueur la loi du 31 mai 1999, la qualité de domiciliataires est désormais strictement réservée à un nombre limité d’acteurs dont les professions sont tout autant réglementées. Plusieurs obligations spécifiques en découlent.

Art. 1er. (1) de la Loi du 31/05/1999 : « Lorsqu’une société établit auprès d’un tiers un siège pour y exercer une activité dans le cadre de son objet social et que ce tiers preste des services quelconques liés à cette activité, la société et ce tiers, appelé domiciliataire, sont tenus de conclure par écrit une convention dite de domiciliation. »

Concrètement, l’adresse à la laquelle vous domiciliez votre société correspond au siège social de celle-ci.

Il s’agit donc de l’adresse à laquelle la société recevra l’ensemble des courriers officiels, mais aussi du lieu où elle devra conserver un certain nombre de documents légaux, officiels, originaux (pièces comptables, autorisation(s) d’établissement, registre des actionnaires/des parts sociales, minutes of the Board of Directors, assemblées générales ordinaires/extraordinaires, etc.). Le siège social est donc le lieu à partir duquel la société sera administrée, dirigée. Cette notion est à distinguer d’éventuel locaux annexes, destinés par exemple à l’exploitation commerciale de la société, ou à l’entreposage de matériaux.

L’adresse à laquelle la société est domiciliée (siège social) n’exige donc pas forcément la mise à disposition de bureaux, de salles de réunion, d’un espace de stockage, ou encore d’un éventuel atelier. Un standard téléphonique peut être prévu, mais reste également facultatif.

Néanmoins, la notion de substance économique luxembourgeoise devra toujours être observée. La seule présence d’un bureau fictif, de type « boîte aux lettres », ne vous permettra pas de mettre en place un montage de façon pérenne. Si la société est dotée d’un caractère commercial, le Ministère souhaitera s’assurer que celle-ci dispose de locaux cohérents vis-à-vis de l’activité poursuivie.

 

Une activité réglementée

– Domiciliation

La base légale est donc posée par la loi du 31 mai 1999 relative à la domiciliation des sociétés. La domiciliation peut donc se définir comme l’activité de service qui consiste pour une personne à utiliser l’adresse du domiciliataire comme siège social de sa ou de ses sociétés. Pour des raisons de plus en plus évidentes au regard de la protection des consommateurs, mais surtout depuis la mise en place des 4e et 5e directives de l’Union Européenne, destinées à renforcer la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (lois AML), le législateur a voulu réserver la qualité de domiciliataire à certaines professions réglementées, offrant des garanties sérieuses en matière de respect des dispositions légales sur les sociétés, et soumises à des obligations prudentielles en matière de compliance (KYC) et de coopération avec les autorités de contrôle et de surveillance.

Céliance, cabinet d’expertise-comptable agréé, dispose des compétences requises à la qualité de domiciliataire.

L’activité de domiciliation répond également aux besoins de non-résidents souhaitant s’implanter sur le territoire du Grand-Duché, et d’éviter toute recherche de locaux pouvant s’avérer longue et fastidieuse. Par conséquent, le rôle du domiciliataire prend une dimension particulière puisqu’en découle un partenariat privilégié entre ce dernier et son client dont la société est domiciliée en ses locaux. Le domiciliataire se voit également confier des missions subséquentes telles que la gestion administrative, le secrétariat juridique, social, la comptabilité, ou encore certaines missions d’accompagnement vis-à-vis des clients, de tiers, ou d’autres professionnels de la société domiciliée.

Cette activité fait donc désormais l’objet d’un cadre légal, réglementaire et doctrinal plus étayé, composé notamment de lois, règlements, circulaires et recommandations de la Commission de surveillance du secteur financier (CSSF) ou d’un ordre professionnel tel que l’Ordre des Expert-Comptable (OEC) dont le domiciliataire fait partie, et auquel il doit se conformer.

 

Les obligations du domiciliataire

 

Le cadre réglementaire précédemment évoqué impose ainsi au domiciliataire un certain nombre d’obligations dont la nécessité évidente de devoir conclure une convention de domiciliation avec le client. En effet, le domiciliataire est tenu de conclure une telle convention avec la société qui sera domiciliée dès lors que la société établit son siège pour y exercer une activité dans le cadre de son objet social et que le domiciliataire preste des services quelconques liés à cette activité. Il s’agit donc du contrat qui formalisera par écrit le lien juridique entre le domiciliataire, et le domicilié, détaillant les conditions de l’accord. Ce contrat pourra également servir de preuve de l’établissement de la société au Grand-Duché, remplaçant ainsi un éventuel contrat de bail commercial par exemple, et pourra être présentée aux administrations ou aux organismes financiers à titre de justificatif.

Cette convention devra stipuler que la société est autorisée à établir son siège auprès du domiciliataire, mais aussi détailler les modalités, dont le coût, les services proposés, la répartition des tâches, etc. Il est donc nécessaire, afin notamment de garantir la sécurité juridique des parties à un tel accord, que la convention soit signée avant tout progrès en cause. En effet, il est important de ne pas laisser courir le délai de signature d’un tel document, d’autant plus qu’une fois l’adresse d’un siège social obtenue auprès du domiciliataire en vue de la constitution de leur société, ou d’un transfert de siège social, certains clients peuvent avoir tendance à négliger l’importance de ce document, et à reporter la signature de celui-ci. La responsabilité du domiciliataire peut alors être engagée en cas de préjudice quelconque, pour manquement aux obligations légales et réglementaires prescrites par le législateur.

Aussi, les autorités ont voulu éviter tout détournement du principe de domiciliation à des fins illégales ou frauduleuses susceptibles de porter atteinte à l’image de la place financière luxembourgeoise.

De ce fait, elles ont fait du domiciliataire un acteur incontournable de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Ainsi, le domiciliataire est tenu d’une obligation de vigilance avant même d’établir une relation d’affaires. Cette obligation se traduit par la nécessité d’identifier la société domiciliée, son client, les personnes physiques et morales intervenant directement et indirectement dans la société, le(les) bénéficiaire(s) économique(s).

Il doit aussi identifier l’activité de son client, les buts poursuivis par la relation d’affaires, la provenance des fonds tant géographique qu’économique de son client. Il s’agit là de se conformer aux obligations légales (Dues Diligences, compliance) en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme instituées notamment par les 4e et 5e directives de l’Union Européenne, et retranscrite dans le droit interne par la loi du 12 novembre 2004.

Ces obligations ont notamment pris une dimension particulière depuis la mise en place du Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) consacré par la loi du 13 janvier 2019, et obligeant l’ensemble des personnes morales immatriculées au Luxembourg à renseigner l’identité de toutes les personnes physiques détenant directement ou indirectement plus de 25% de l’actionnariat, sous peine de sanctions pouvant atteindre 1 250 000 euros d’amende. En préalable à la conclusion d’une convention de domiciliation, le domiciliataire est également tenu de s’assurer du lieu où se situe le principal établissement de la société. Ce principal établissement est présumé être son siège statutaire.

Les obligations suite à une conclusion de la convention de domiciliation

 

De la même façon, le domiciliataire doit poursuivre la surveillance de la société domiciliée et de ses organes après la conclusion de la convention de domiciliation par la mise en place de contrôles internes appropriés, et ceci jusqu’à ce que la relation contractuelle prenne fin. Par ailleurs, la circulaire 01/47 du 21 décembre 2001 émanant de la CSSF recommande à cet effet au domiciliataire de recevoir et de prendre connaissance de tous les courriers adressés à la société domiciliée et de tenir sa comptabilité ou au moins d’y avoir un accès consultatif.

En cas de manquement avéré aux dispositions légales de la part des organes statutaires et/ou des mandataires de la société, ou même en présence de soupçons, le domiciliataire peut dénoncer la convention de domiciliation avec effet immédiat. Le cas échéant, les effets du contrat prennent fin avec la publication de la dénonciation de la convention de domiciliation auprès du Registre de Commerce et des Sociétés. Même après cette dénonciation, le domiciliataire reste tenu de conserver la documentation afférente à l’identification des organes, des actionnaires et des bénéficiaires économiques de la société domiciliée pendant une période de cinq ans.

Afin d’imposer au domiciliataire une certaine rigueur dans le respect de ces obligations, le législateur est allé jusqu’à imposer au domiciliataire de se donner les moyens de mener à bien cette identification, et cette surveillance, par la mise en place d’une organisation interne adéquate qui lui garantira le bon suivi, la vérification, et la mise à jour fréquente de ces données en fonction du degré de risque de blanchiment.

Les outils de KYC (Know Your Customer)

Céliance dispose à cet effet d’un outil élaboré sur base des directives susvisées, reprenant les niveaux de risques, ainsi que les critères permettant d’identifier ces niveaux de risques, afin de poursuivre une surveillance adaptée au profil de chaque client. Enfin et surtout, le domiciliataire est tenu de coopérer activement avec les autorités et de porter à leur connaissance tout soupçon en matière de blanchiment ou de financement du terrorisme.

 

 

La portée jurisprudentielle de la notion de domiciliation

 

Un des buts poursuivis par le législateur au travers du cadre légal offert à l’activité de domiciliation est d’offrir l’exclusivité de cette activité aux seuls professionnels qui y sont habilités par la loi. Par un arrêt de la Cour d’appel de Luxembourg du 11 juillet 2006, la Cour a eu l’occasion de rappeler ce principe, et de confirmer son interprétation, affirmant que seuls les professionnels habilités par la loi peuvent exercer l’activité de domiciliataire.

La Cour d’appel a donc été invitée à se prononcer sur l’existence ou non d’une domiciliation, reprochant à l’intéressé d’avoir poursuivi une activité de domiciliataire sans remplir les conditions de qualification posées par la loi.

Le prévenu était le gérant d’une première société ayant son siège social à une adresse dont l’immeuble appartenait à une seconde société qui y avait également son siège social, tout comme 43 autres sociétés avec lesquelles la première société avait conclu un contrat de mise à disposition d’un local commercial. Le parquet reprochait au prévenu d’avoir, soit en agissant en son propre nom, soit en agissant en qualité de gérant de société, servi de domiciliataire pour plusieurs sociétés sans exercer une des professions visées par la loi sur la domiciliation des sociétés.

La circulaire CSSF 02/65 en date du 8 juillet 2002

Le tribunal d’arrondissement avait condamné le prévenu pour avoir servi de domiciliataire pour plusieurs sociétés sans exercer légalement la profession d’établissement de crédit ou autre profession du secteur financier et du secteur des assurances, la profession d’avocat, réviseur d’entreprises ou d’expert-comptable en se fondant sur la circulaire CSSF 02/65 en date du 8 juillet 2002 par laquelle la commission estime que « la location à des sociétés d’un ou de plusieurs locaux est susceptible d’être qualifiée de domiciliation à partir du moment où il y a une disproportion entre le nombre de sociétés locataires et la dimension des locaux loués. En effet, une location dans de telles conditions est de nature à exclure toute possibilité d’activité réelle dans les locaux en question. »

La Cour d’appel a partiellement réformé le jugement rendu par le tribunal d’arrondissement et décidé que l’existence d’une domiciliation était une question de fait qui devait être laissée à l’appréciation du juge à la lumière des textes de loi pertinents et non pas uniquement à la lumière d’une circulaire de la CSSF et qu’il fallait tenir compte du nombre de sociétés par rapport au nombre de bureaux disponibles, de l’exiguïté des locaux, de l’infrastructure défaillante, voire inexistante, du nombre de personnes qui travaillent réellement sur les lieux et de l’activité des personnes concernées, ainsi que de la question de savoir si des services comparables sont offerts simultanément aux sociétés siégeant à la même adresse, les mêmes personnes étant affectées à l’exécution de ces services.

La loi du 31 mai 1999 – Domiciliation

Elle a aussi fait application de l’article premier de la loi du 31 mai 1999 régissant la domiciliation des sociétés qui dispose que l’on n’est pas en présence d’une domiciliation lorsque la personne auprès de laquelle le siège est établi est elle-même un associé exerçant une influence significative sur la conduite des affaires de la société. Pour ce faire, la Cour d’appel a adopté la notion de participation qualifiée reprise par la deuxième directive bancaire qui la définit comme « le fait de détenir dans une entreprise, directement ou indirectement, au moins 10% du capital ou des droits de vote, ou toute autre possibilité d’exercer une influence notable sur la gestion de l’entreprise ». En l’espèce, il ressortait que deux des sociétés détenaient elles-mêmes ou par le biais d’une troisième société plus de 10% des parts dans 34 des sociétés mises en cause comme étant des sociétés domiciliées.

 

Où domicilier son entreprise ?

 

Lorsque l’on souhaite domicilier son entreprise, le siège social est en principe situé au lieu de son principal établissement.

Pour les entreprises soumises à une autorisation d’établissement, visant ainsi toutes les entreprises dotées d’un caractère commercial, artisanal, industriel ou réalisant des prestations de services (toutes entreprises facturant à des tiers, hors filiales), la preuve de l’établissement principal (bien souvent, le contrat de bail commercial) doit répondre à un certain nombre de critères administratifs, à des fins de cohérence avec l’activité poursuivie, notamment pour les entreprises ayant une activité :

• commerciale : celles-ci doivent en principe disposer de locaux cohérents (dépôt pour stock ou magasin), à moins que l’objet social ne démontre que l’activité envisagée n’exige que la nécessité de disposer d’un simple bureau.
• artisanale : la société devra disposer d’un atelier, et/ou d’un dépôt.
• prestation de services : celles-ci pourront se contenter de justifier d’un simple bureau.

Ainsi, dès que la société présente un caractère commercial au sens susvisé, le recours à un domiciliataire est interdit. La société devra alors disposer de ses propres locaux.

Phénomène des « boîtes aux lettres »

Suite à l’important contentieux né autrefois du phénomène des « boîtes aux lettres »,  l’Administration, et le Ministère de l’Economie, veillent aujourd’hui à l’extinction totale de ce procédé, et vérifient systématiquement et scrupuleusement que chaque personne morale dispose de véritables locaux physiques, dans lesquels la présence régulière d’un représentant légal est de rigueur.

La domiciliation du siège social auprès d’un domiciliataire n’est finalement envisageable pour les seules sociétés patrimoniales, principalement les sociétés dotées d’un objet SOPARFI (holdings), ou encore les sociétés de type SPF, destinée à la gestion d’un patrimoine familial, n’ayant pas vocation à réaliser une quelconque opération commerciale. Il est aussi permis à des sociétés dites « dormantes » ayant provisoirement suspendu leur activité commerciale ou artisanale de domicilier leur siège social temporairement auprès d’un domiciliataire, qui assurera l’intendance tout au long du sommeil. L’autorisation d’établissement devra alors être restituée le temps de la domiciliation.

 

La domiciliation du siège social à l’adresse du dirigeant

 

Les gérants/associés de petites structures dont l’activité poursuivie n’exige pas la mise à disposition de locaux conséquents cherchent souvent à domicilier leur société directement à leur domicile personnel dans le but évident de limiter les charges incombant à leur entité, d’autant plus que la location, même d’un simple bureau, peut vite s’avérer fort onéreuse pour les sociétés réalisant un faible bénéfice. Ces gérants/associés y voient souvent là l’opportunité de réaliser une économie considérable.

Ce choix est légalement recevable puisque la loi autorise un dirigeant à domicilier son entreprise à son propre domicile, conformément au quatrième alinéa de l’article 1 de la loi du 31 mai 1999 régissant la domiciliation des sociétés, sous réserve encore une fois que le domicile réponde aux exigences de la loi sur l’autorisation d’établissement, conformément cette fois-ci à l’article 5 de la loi du 2 septembre 2011 réglementant l’accès aux professions d’artisan, de commerçant, d’industriel ainsi qu’à certaines professions libérales.

Il s’agira encore de s’assurer que le règlement communal autorise la domiciliation de la société à l’adresse envisagée. En cas de bien immobilier loué, l’accord écrit et exprès du bailleur est également préalablement requis. En effet, les contrats de baux destinés à des locataires particuliers écartent souvent cette possibilité. Il est donc important de bien vérifier ces différents points.

L’impossibilité de domicilier sa société à l’adresse de son domicile personnel peut ainsi résulter des cas de figure suivants :

• le règlement communal interdit l’exercice d’une activité professionnelle à l’adresse choisie
• le règlement de copropriété interdit l’exercice d’une activité professionnelle dans l’immeuble
• une réduction des frais de notaire a été obtenu par le propriétaire à l’occasion de l’acquisition de l’immeuble moyennant la promesse de destiner le bien immobilier à des fins d’habitation exclusive
• le propriétaire a effectué des travaux et a obtenu une réduction du taux de TVA moyennant la promesse de destiner le bien immobilier à des fins d’habitation exclusive
• le propriétaire est en mesure de bénéficier du taux d’amortissement de 6%. Le taux d’amortissement de 6% est en effet réservé aux personnes physiques (ou SCI détenues par des personnes physiques) qui donnent en location des biens immobiliers neufs destinés à des fins d’habitation exclusives. L’utilisation du bien comme siège d’une société serait donc de nature à priver le propriétaire de bénéficier du taux de 6%
• le dirigeant est propriétaire de son logement, il veillera strictement à vérifier si les conditions ainsi énoncées sont bien remplies

Pour le domiciliataire :

• Respecter le cadre réglementaire propre à la domiciliation.
• Exercer une profession autorisée par la loi pour exercer cette activité.
• Conclure une convention de domiciliation avec son client.
• Vérifier que la société qui sera domiciliée chez lui aura son domicile situé à son principal établissement.
• Connaître l’identité de son client.
• Surveiller la société domiciliée et pour ce faire de se doter des moyens de contrôle interne adéquats.
• Se soumettre aux obligations relatives à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.
• Dénoncer la convention de domiciliation avec effet immédiat si les organes statutaires et/ou les mandataires de la société contrevenaient aux dispositions légales sur les sociétés commerciales.

Pour le client :

Quand est-ce qu’une domiciliation auprès d’un prestataire est-elle interdite ?

Toute société ayant une activité économique réelle se traduisant par un caractère commercial, c’est-à-dire poursuivant une activité commerciale (vente de biens ou de services à des tiers clients), artisanales, ou libérale doit obligatoirement demander une autorisation d’établissement (à nuancer dans le cadre des activités libérales) devra disposer de ses propres locaux, s’assurer que rien ne s’oppose à la fixation du siège social au sein de ces locaux, et que ceux-ci sont cohérent vis-à-vis de l’activité envisagée.

Quels sont les services liés à une domiciliation ?

 

De la définition légale, il faut retenir qu’une domiciliation simple (c’est-à-dire sans services associés) est interdite.

A cet effet, Céliance vous propose un certain nombre de services accessoires :

• Tenue du volet comptable
• Tenue du volet fiscal (accomplissement des formalités déclaratives)
• Transfert par e-mail du courrier reçu quotidiennement, et toutes prestations administratives liées au courrier reçu (renvoie d’originaux par courrier postal, rédaction et envoi de courriers de réponse directement depuis l’adresse du siège, etc.)
• Tenue du volet social (établissement de fiches de salaires, déclarations sociales, etc.)

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Nos compétences et notre expertise dans le domaine de la domiciliation nous permettent d’intervenir dans des environnements très variés et dans de nombreux secteurs d’intervention.

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